Le cycle client est un volet essentiel pour chaque commerçant ou e-commerçant. Une bonne organisation de la gestion des commandes est ainsi indispensable pour garantir le bon déroulement de la vente et offrir à vos clients la meilleure expérience possible. Toutefois, cette gestion est soumise à un ensemble de règles et de caractéristiques qu’il est parfois difficile de gérer.
Dans cet article, nous allons revenir sur quelques définitions de la gestion des commandes, l’importance des systèmes informatiques dans le processus d’achat ainsi que les avantages de l’externalisation du service.
Qu’est-ce que la gestion des commandes ?
La gestion des commandes et la gestion des stocks sont deux secteurs intimement liés et désignent le processus d’achat de la marchandise jusqu’à l’arrivée chez le client. En effet, le travail des gestionnaires de commandes débute lorsque le client passe commande et se termine lorsque celui-ci réceptionne son colis. Que ce soit pour une boutique en ligne ou une adresse physique, le processus reste presque le même.
Dans ce même contexte, les entreprises accordent aujourd’hui de plus en plus d’importance à la gestion des commandes car elle est considérée comme une des vitrines de l’enseigne. En établissant un contact direct avec le client, cette gestion est responsable de la satisfaction client.
Quelles sont les étapes de la gestion de la commande
La gestion des commandes passe par trois étapes essentielles :
- Passation de la commande : le client passe commande via un formulaire mis à sa disposition. Le gestionnaire aura ensuite pour tâche de vérifier les données du client et de confirmer la commande
- Exécution de la commande : un responsable aura pour mission de traiter la commande notamment l’émission de la facture et la gestion du délai de livraison. Une fois ce processus effectué, il peut passer à la collecte, l’emballage et l’expédition
- Gestion des stocks : il s’agit d’une étape clé qui déterminera la disponibilité du produit. De manière générale, une mauvaise gestion du stock résulte à des retards de livraison et donc à l’insatisfaction du client
Logiciels de gestion des commandes
Depuis quelques années, certains secteurs professionnels ont observé une amélioration sur le rendement. On doit ces améliorations aux outils numériques mis en place afin d’automatiser certaines tâches. Dans la gestion des commandes, diverses solutions numériques permettent de gérer le cycle de vie de la commande et à assurer le suivi des processus de vente.
Toutefois, le choix du système de gestion varie d’une entreprise à une autre et ce en fonction de sa taille, de ses objectifs et de son activité. Mais de manière générale, les systèmes de gestion des commandes informatisés ont l’avantage de gérer l’ensemble du processus tout en offrant des résultats précis. D’ailleurs, certains logiciels proposent la gestion de la réception de la commande, de la livraison mais également la facturation.
La numérisation de cette gestion permet non seulement d’optimiser la productivité de l’entreprise, de gagner du temps et ainsi de garantir la satisfaction des clients (pas de retard sur la livraison, amélioration de la qualité de service).
En somme, l’automatisation de la gestion des commandes vous permettra de prévenir les retards de livraison et d’assurer une meilleur service client.
Les avantages d’une bonne gestion des commandes
Mettre en place un système de gestion des commandes peut parfois ressembler à un parcours du combattant pour certaines entreprises. Mais avec les bons outils, cela permettra de :
- Optimiser la visibilité de la chaîne d’approvisionnement
- Améliorer l’organisation des détails de la commande
- Assurer une meilleure flexibilité dans l’organisation des commandes
- Effectuer le suivi en temps réel du stock
- Améliorer la planification des livraisons et du service
- Optimiser la relation client
En résumé, une bonne gestion vous permettra de gagner du temps dans le traitement des commandes, de réduire les coûts d’exploitation et de diminuer les risques d’erreurs.
L’externalisation de la gestion des commandes
Par faute de ressources humaines et techniques, de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions d’externalisation. Cette pratique peut s’avérer efficace puisqu’elle permet de déléguer une tâche essentielle à des experts du secteur. Ainsi, l’externalisation de votre service de gestion pourra vous libérer de certaines tâches chronophages. Elle permet également de vous faire gagner plus d’argent (absence de ressources humaines et de matériel numérique).
Les avantages de l’externalisation de la gestion des commandes
En externalisant la gestion des commandes, vous bénéficiez :
- D’un processus numérique 100 % centralisé
- D’une équipe de gestionnaires experts dans leurs domaines
- Une réduction des coûts
- Une amélioration de votre service après-vente
- Un accompagnement personnalisé du processus commercial
Conclusion :
La gestion des commandes est un des volets les plus importants de votre activité. Elle vous permet non seulement de bien organiser vos ventes mais garantit également la satisfaction client. Avec la numérisation, la gestion des stocks et des commandes devient de plus en plus facile avec des risques d’erreurs de plus en plus minces. De plus, si vous ne disposez pas des ressources financières et techniques nécessaires pour, la solution de l’externalisation reste une alternative fiable, peu coûteuse et avec des résultats probants sur le moyen et le long terme.