Depuis quelques années, énormément d’entreprises peinent à déployer des services de télésecrétariat en interne. Pour décharger les salariés de certaines missions et leur permettre de se recentrer sur leur activité, le télésecrétariat s’avère être une alternative efficace et peu coûteuse. Il s’agit de l’externalisation de diverses activités considérées comme chronophages pour les collaborateurs.
Dans cet article, nous allons définir les missions du télésecrétaire, les avantages que constituent ce service ainsi que les secteurs d’activité les plus demandés.
Qu’est-ce que le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat est une activité dans laquelle une entreprise confie le secrétariat à distance à une tierce entreprise spécialisée dans le secteur. Cette organisation dispose souvent des ressources humaines et des nouvelles technologies de communication.
Le service de télésecrétariat peut être proposé de manière ponctuelle ou récurrente en fonction des besoins du client.
Quelles sont les missions du télésecrétaire ?
Parmi les principales activités du télésecrétaire est le service de permanence téléphonique. Celui-ci est chargé de l’accueil téléphonique des clients. Il a pour mission de créer un lien avec les prospects et d’améliorer l’image de l’entreprise pour laquelle il travaille. Il prend également en charge la prise de rendez-vous ainsi que les agendas du personnel de l’établissement. En somme, le télésecrétaire est responsable de la gestion téléphonique de son client et assure la prise de messages des correspondants.
D’un autre côté, le télésecrétaire a pour tâche de réaliser diverses tâches administratives notamment la saisie de données, le classement de documents, l’organisation de meetings et la création et l’envoi de factures. Il est également responsable de la rédaction des comptes rendus et de la gestion d’e-mails.
Dans certains cas, le télésecrétaire peut intervenir afin d’assurer le service après-vente. Il a pour mission de réceptionner les réclamations des clients et d’informer les clients en cas de demande de renseignements.
Le télésecrétariat spécialisé : un emploi en pleine expansion
Depuis quelques années, le télésecrétariat n’a cessé d’évoluer afin de répondre aux besoins des professionnels. Certaines entreprises proposent du télésecrétariat spécialisé. Que ce soit dans le secteur informatique, sanitaire, juridique ou autre, des télésecrétaires experts sont à votre disposition pour répondre à vos demandes.
Télésecrétariat médical
Dans le télésecrétariat médical, une secrétaire médicale est engagée afin d’accompagner les professionnels de la santé dans la gestion des appels et la prise de rendez-vous.
Le télésecrétariat juridique
Le télésecrétaire juridique est chargé d’assister les huissiers, notaires et avocats dans les différentes procédures et activités quotidiennes.
Pourquoi recourir au télésecrétariat ?
Le télésecrétariat offre un grand nombre d’avantages aussi bien pour les professionnels que pour les entreprises qui externalisent.
Les avantages du télésecrétariat pour les entreprises
La délégation du service de télésecrétariat à une entreprise tierce offre la simplicité. En effet, vous pouvez faire appel à des professionnels du secrétariat sans devoir passer par la case du recrutement. De plus, les entreprises spécialisées dans l’externalisation disposent de ressources humaines compétentes pour répondre à vos demandes. D’un autre côté, l’externalisation ajoute plus de rapidité dans le traitement des demandes. En libérant vos collaborateurs de tâches chronophages, ils peuvent se recentrer sur leur activité à plus forte valeur ajoutée. De plus, les experts en télésecrétariat peuvent exécuter leurs tâches dans les meilleurs délais.
Le télésecrétariat offre également une économie considérable d’argent. En déléguant votre service de secrétariat à une entreprise tierce, vous vous libérez des contraintes budgétaires liés au recrutement et aux ressources techniques. Cet avantage est d’ailleurs observable durant les missions ponctuelles.
Les avantages du télésecrétariat pour le télésecrétaire
Si le métier de télésecrétaire peut sembler épuisant, il englobe toutefois un certain nombre d’avantages considérables. En effet, le secrétaire a plus de chance d’évoluer dans son travail grâce aux diverses rencontres et missions qui lui sont confiées. D’un autre côté, le télésecrétaire indépendant est souvent reconnu pour la qualité de ses prestations. De plus, l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle est plus équilibré puisque le télésecrétaire est en mesure de gérer sa planification de manière plus souple.
Conclusion :
Le télésecrétariat est une alternative peu coûteuse et plus simple pour les entreprises souhaitant améliorer leur service après-vente où confier la gestion des appels à des experts. Il s’agit également d’un métier pluridisciplinaire dans lequel le secrétaire apprend de nouvelles choses grâce aux différents secteurs professionnels qu’il rencontre.
Externaliser la gestion des appels est une solution efficace si vous souhaitez libérez vos collaborateurs de certaines tâches qui constituent un frein dans leur performance au travail.
Pour finir, le télésecrétariat permet non seulement aux entreprises de déléguer la gestion des appels à des experts mais assure également aux télésecrétaires plus d’indépendance.