Avec les besoins de plus en plus accrus de faciliter la communication en interne, les entreprises utilisent des groupwares afin de permettre aux collaborateurs de mieux travailler en équipe et d’assurer un échange plus fluide entre les différents départements. Le Microsoft Exchange Server est un ensemble de logiciels permettant aux acteurs de l’entreprise de communiquer plus facilement.
Proposé par Microsoft, le logiciel offre diverses fonctionnalités intéressantes et considérées comme indispensables pour le bon déroulement de votre activité.
Qu’est-ce que le Microsoft Exchange Server ? Quelle est son utilité et quels avantages offre-t-il aux entreprises de toutes tailles ?
Dans cet article, nous reviendrons sur la définition du Microsoft Exchange Server, ses principales fonctionnalités et les avantages qu’il promet aux entreprises.
Microsoft Exchange Server : définition
Conçu par la multinationale informatique du même nom, Microsoft Exchange Server est un logiciel de collaboration pour les entreprises offrant des services de messagerie électronique. Au départ, il a été conçu en 1996 pour concurrencer Lotus Notes d’IBM. Le logiciel est aujourd’hui utilisé dans la plupart des entreprises. En effet, Microsoft Exchange Server représente plus de 60 % du marché de la messagerie professionnelle en France. Il s’agit d’un taux assez conséquent puisqu’il a aujourd’hui le monopole sur le plan international.
Le Microsoft Exchange figure parmi les produits de la gamme des serveurs Microsoft. Bien qu’il soit initialement conçu pour la messagerie, il offre plusieurs autres fonctionnalités notamment dans la gestion d’agenda et de contacts. Il assure par ailleurs, le stockage et la sécurisation des données et permet un accès via des clients mobiles (Outlook mobile access) et web (internet explorer, Mozilla firefox ou Apple safari).
Le mode d’utilisation de microsoft exchange
Il est intéressant de constater que Microsoft exchange fonctionne en tant que software as a service, communément appelé SaaS. Depuis sa sortie en 1996, l’outil n’a cessé d’évoluer pour répondre aux demandes des entreprises de toutes tailles. Aujourd’hui, il offre divers modes d’utilisation à savoir :
Auto-hébergement
Si vous souhaitez intégrer la solution Microsoft exchange server dans l’infrastructure informatique de votre entreprise, il est impératif de disposer d’une licence de serveur vous autorisant à installer le logiciel. Par ailleurs, le recours au logiciel microsoft exchange requiert des licences d’accès client. En effet, les licences permettent d’attribuer plusieurs utilisateurs sur un même support.
Exchange online
En ce qui concerne le service en ligne Microsoft 365, Microsoft propose un groupware en tant que service sur le cloud. Dans ce cadre, l’exchange server n’est pas hébergé sur les équipements mais plutôt sur le cloud Microsoft. Dans ce cas, l’accès aux différentes fonctionnalités requiert un abonnement pour l’utilisateur, celui-ci est appelé User Subscription License. Cette licence permet l’utilisation des serveurs Microsoft Exchange en tant que Software as a service et garantit une meilleure exploitation sur votre centre de machine.
Service d’hébergement d’un exchange server
Ce modèle d’utilisation vous permet d’avoir un plus grand ensemble de fonctions de microsoft exchange par le biais d’un fournisseur tiers. Généralement, ces fournisseurs disposent des licences nécessaires pour l’utilisation du groupware de Microsoft.
Quel modèle choisir ?
Il faut savoir que le modèle à choisir dépend de plusieurs facteurs notamment la taille de votre entreprise. Si vous êtes une entreprise moyenne, vous pouvez vous tourner vers les solutions basées sur le cloud. Ces dernières ont l’avantage d’être peu coûteuses et s’adressent aux entreprises qui ne disposent pas de ressources humaines et financières pour implémenter et entretenir une infrastructure informatique professionnelle. De plus, les mesures de protection de données et les procédures de sauvegardes de serveurs exigent un investissement conséquent et suggèrent la possession d’un centre informatique important. L’externalisation de l’hébergement exchange s’adresse ainsi à toutes les entreprises de petite et moyenne taille et présente de nombreux avantages parmi lesquels la possibilité de commander des capacités supplémentaires sans avoir à investir dans un matériel informatique coûteux.
En ce qui concerne le modèle de l’auto-hébergement, il est destiné aux grandes entreprises qui disposent d’un département informatique et qui allouent un budget important à la création d’une structure sûre au sein des locaux. Parmi les avantages de ce modèle est qu’il vous laisse la mainmise sur l’ensemble de vos données.
Quelles sont les principales fonctions de Microsoft Server ?
Le serveur d’Exchange a initialement été conçu pour faciliter le traitement des emails. Depuis, plusieurs autres fonctions s’y sont ajoutées afin d’optimiser le travail au sein des entreprises. En effet, parmi les nouvelles fonctionnalités de microsoft exchange server, nous retrouvons la gestion de rendez-vous et de calendrier, la gestion des tâches, les carnet d’adresses, l’accès email mobile, le filtre anti-spam, l’application web outlook, la prévention de perte de données, la vérification orthographique et la correction automatique, les fonctions de recherches étendues, l’authentification basée sur des certificats et plus encore.
Le Microsoft exchange server a connu une belle évolution depuis la création de la première version 4.0 en 1996. En effet, plusieurs versions ont pu voir le jour avec à chaque fois de nouvelles améliorations et des fonctionnalités toujours plus intéressantes. Mais avec la dernière version sortie en 2019, Microsoft a annoncé une version plus performante au niveau des calculs mais également en ce qui concerne la sécurité. En effet, nous avons pu observer une amélioration sans précédent dans la réduction des attaques au niveau du système d’exploitation. Enfin, le logiciel propose également l’internalisation des adresses e-mail. Cette fonctionnalité a pour objectif de réduire les problèmes lors de l’envoi de mails à l’international et de restreindre les limitations au code ASCII.