Assistant back office : définition, rôle et cursus académique

Considéré comme la colonne vertébrale de toute entreprise, un assistant back office ou gestionnaire back office est un des seuls garants de la santé financière de sa société. Il est chargé du contrôle, de la saisie et de l’enregistrement des opérations de marché réalisées par les opérateurs du front office. Dans cet article, nous allons revenir sur les principales activités d’un gestionnaire back office, les compétences et les qualités requises pour l’exercice de ce métier ainsi que le niveau d’études exigé.

Le back office : qu’est-ce que c’est ?

L’expression anglo-saxonne back office fait référence aux tâches administratives réalisées derrière le guichet. Cela inclut la tenue et la mise à jour du stock, les déclarations fiscales, la livraison des produits, la facturation et le suivi de paiement. Toutes ces actions assemblées sont effectuées par le gestionnaire back office. L’objectif de ces missions est de veiller au bon fonctionnement du volet financier de son entreprise et d’optimiser le rendement de la société notamment dans le cadre d’une vente promotionnelle ou la gestion d’un site web.

Les métiers du back office sont exercés dans le secteur bancaire ou la gestion d’actifs. Il s’agit d’un des métiers les plus importants dans une entreprise car ils assurent la qualité du service délivrée et garantissent la satisfaction client, la maîtrise des risques et la bonne santé financière de l’entreprise.

Assistant back office : ses principales fonctions

Les principales fonctions d’un agent back office est d’abord la gestion du volet administratif tout en suivant les principales opérations de marché. Souvent à la tête d’une équipe, il a pour mission d’effectuer l’évaluation des produits et de suivre la situation financière d’une entreprise sur le marché. Bien qu’il ne soit pas en contact direct avec le client, le gestionnaire back office opère souvent derrière les guichets et est considéré comme un intermédiaire entre le front office et le middle office. Son travail consiste à appuyer les conseillers du front office dans le traitement des opérations commerciales.

Ses principales fonctions sont :

• • Le traitement des opérations financières et bancaires
  • Le suivi administratif des dossiers
  • Le traitement des opérations : demandes de crédit, achat et vente de titre, contentieux
  • Le contrôle et la vérification des mouvements bancaires (virements et prélèvements)
  • La réalisation des reporting
  • La réalisation des déclarations légales

Véritable couteau suisse, l’assistant back office maîtrise l’ensemble des procédures administratives et comptables de l’entreprise. Pour exercer son métier, il devra par ailleurs disposer d’un minimum de culture bancaire et connaître les règles juridiques des prêts et garanties.

Etudes, formation et perspectives de carrière

Contrairement aux croyances, l’assistant back office n’est pas qu’administratif. Ayant plusieurs compétences acquises au cours de son cursus académique, il devra aider son entreprise à traiter l’ensemble des opérations financières et veiller au bon fonctionnement des mouvements bancaires.

Cursus académique

Le métier d’assistant back office est réservé aux personnes détenant au minimum un bac+2 dans les branches liées au commerce, à la gestion, à la banque et en assurance. Par ailleurs, les profils les plus recherchés sont de niveau bac+5 avec une spécialisation en gestion bancaire ou en finance.

Evolution professionnelle

L’assistant back office peut évoluer vers des postes à responsabilité notamment dans l’encadrement d’équipe. Il peut aussi se spécialiser sur un certain type de fonction notamment dans les opérations de marché ou les prêts. Après avoir acquis suffisamment d’expérience, le back office pourra être propulsé vers un poste de middle office ou encore se tourner vers les cabinets de conseils.

De manière générale, le métier de back office est porteur d’emploi et peut amener à de belles perspectives de carrière.

D’autre part, le métier de gestionnaire back office est souvent recherché par les établissements bancaires et financiers, les sociétés d’investissement, de bourse ou de conseil.

Quelles sont les compétences d’un assistant back office ?

Si vous souhaitez poursuivre une carrière dans le back office, il faut savoir que ce métier exige naturellement des compétences techniques mais le savoir-être est primordial.

Compétences techniques

Afin d’occuper le poste d’assistant manager back office, il est important de maîtriser l’ensemble des systèmes informatiques bancaires. Il faudra aussi connaître les techniques de marché, les règles comptables et financières. Il s’agit d’un métier dans lequel il faudra faire preuve de précision et de minutie. Des connaissances en management peuvent également vous aider dans l’encadrement de votre équipe et vous permettre d’organiser. Si le métier est exercé dans un environnement international, il est souvent exigé de pratiquer l’anglais couramment.

Maîtrisant la totalité du volet administratif, il s’occupe de l’ensemble des transactions financières, des outils informatiques et des dispositifs juridiques.

Le gestionnaire back office est à la fois un excellent gestionnaire, un financier et un administratif hors pair. Il est également amené à être impartial notamment dans le règlement des contentieux et des litiges.

Compétences humaines

En ce qui concerne les qualités humaines, exercer cet emploi exige une bonne organisation et une bonne gestion du stress. Être assistant back office demande également un respect fondamental des procédures établies et une rigueur sans faille. Il devra également être à l’aise dans la manipulation des chiffres.

En somme l’assistant back office porte plusieurs casquettes et son entreprise attend beaucoup de lui. Que ce soit sur le plan opérationnel ou personnel, le gestionnaire back office devra prévenir les pertes financières et résoudre certaines failles rencontrées tout en étant organisé, rigoureux et pragmatique.

Compte tenu du contexte juridique et financier de son emploi, le gestionnaire back office devra gérer les situations d’urgence et rendre compte de son activité.

Les inconvénients du métier d’assistant back office

Bien que le métier de gestionnaire back office soit passionnant et enrichissant sur le plan opérationnel, il peut néanmoins constituer une source de stress. En effet, travailler dans le secteur financier et bancaire peut apporter une pression fréquente et de lourdes responsabilités pour le collaborateur. D’un autre côté, malgré la pluralité des missions, ce métier est parfois sédentaire avec des tâches répétitives et chronophages.

Le métier d’assistant back office est un métier de vigilance. La gestion financière et administrative d’une banque ou d’un cabinet de conseil exige énormément d’organisation et une très bonne gestion du stress. Toutefois, les banques font face à une pénurie de talents dans le secteur du back office. D’ailleurs, beaucoup d’entre elles se sont tournées vers les solutions d’externalisation afin d’optimiser leurs coûts et veiller au traitement des opérations bancaires et financières.